Как да използваме даването и получаването на обратна връзка като инструмент за професионален успех

Даването и получаването на обратна връзка са ключови елементи за професионалното и личностното развитие в съвременната работна среда. Възприемането на обратната връзка като инструмент за успех, вместо като критика, може значително да подобри представянето, мотивацията и комуникацията между служителите и мениджърите. Поканихме Симона Петкова, консултант по подбор от екипа, за да сподели от нейния опит как можем да поискаме ефективна обратна връзка, как да я приемаме конструктивно и как да я предоставяме по начин, който насърчава развитието на екипа.

1. Как да поискаме ефективна обратна връзка от нашите колеги и мениджъри?

Симона: Започването на разговор за обратна връзка може да бъде предизвикателно, но с правилния подход може да доведе до положителни резултати. Ето някои от най-добрите практики за иницииране на ефективен разговор:

Обратната връзка следва да е навременна, но и в подходящия момент

Важна част от успешното искане и даване на обратна връзка е тя да бъде навременна. Разбира се, има ситуации в които ако има силни емоции, следва да изчакаме пиковият момент да отмине. Но също така не следва да отлагаме споделянето на обратна връзка твърде дълго, за да бъде тя ефективна. 

При искането на обратна връзка съветвам хората да настояват за регулярност – например за регулярна среща на тримесечие, в която да имат възможност да получат обратна връзка от мениджъра си. Така може да бъде гарантирано, че във водовъртежа на ежедневието тази тема няма да избяга от полезрението ни. 

Бъдете конкретни в искането и даването на обратна връзка

Вместо да попитате "Как се справям?", задайте по-конкретни въпроси като „Можете ли да ми дадете обратна връзка за моята презентация?“ или „Как мога да подобря уменията си за управление на проекти?“. Това ще насочи събеседника към точни наблюдения и ще ви даде полезна информация, вместо общи отговори.

По същия начин, при даването на обратна връзка, бъдете конкретни и давайте ясни примери за действия или думи, които намирате за проблемни, или обратното, за добър пример, който искате да изтъкнете. 

Покажете откритост и желание за подобрение

Ефективната комуникация изисква откритост и показване на готовност за приемане на всякакъв вид обратна връзка. Когато инициирате разговора, споделете, че целта ви е да се развивате и да подобрите представянето си. Това създава положителна среда, която окуражава събеседника да бъде искрен и конкретен.

2. Как да реагираме на критичната обратна връзка, за да я използваме за личностно и професионално развитие?

Симона: Получаването на критична обратна връзка може да бъде трудно, особено когато тя докосва чувствителни аспекти от нашата работа или личност. Въпреки това, ако я приемем като възможност, критичната обратна връзка може да се превърне в основен катализатор за развитие.

Преодолейте емоционалните реакции

Естествено е първата реакция на критика да бъде защитна или емоционална. Важно е да осъзнаем тази реакция и да я отработим. Обратната връзка в същността си предоставя възможност за растеж, макар инстинктивно определени ситуации да извикват защитна реакция в нас. Практикуването на активното слушане, без да се прекъсва събеседникът, помага да се запази спокойствие и да се създаде пространство за осмисляне на казаното.

Фокусирайте се върху конкретните подобрения

След като получите критична обратна връзка, е важно да се съсредоточите върху конкретните аспекти, които можете да подобрите. Разделете коментарите на отделни потенциални стъпки и обсъдете с мениджъра си какво би било най-ефективно като действия от ваша страна. Това ще ви помогне да излезете от негативната емоция и да преминете към конструктивно действие.

Благодарете за обратната връзка

Независимо дали обратната връзка е с фокус потенциални за подобрение или изтъкване на положителни резултати и поведение е важно да благодарите на събеседника за отделеното време и усилия. Това не само показва професионализъм, но и насърчава култура на честност и откритост в бъдеще.

3. Как да даваме конструктивна обратна връзка на нашите колеги или екип?

Симона: Ефективната обратна връзка е в същността си предложение за развитие и подобрение. Даване на конструктивна обратна връзка, която е полезна и мотивираща, е ключов аспект на успешното лидерство и управление, както и на добро екипно сътрудничество. За да бъде една обратна връзка наистина полезна, но тя следва да бъде конкретна, насочена към действие и уважителна. 

Когато давате обратна връзка, винаги бъдете конкретни. Общите фрази като „Трябва да се справяш по-добре“ не са полезни. Вместо това, опишете точно какво може да бъде подобрено и дайте съвети как това може да бъде постигнато. Когато обратната връзка е насочена към конкретни действия, тя става по-полезна и измерима.

Също така е важно да се признават усилията, които колегите ви полагат, дори ако резултатите не винаги са желаните. Това насърчава култура на постоянен растеж, развитие и подобрение. Когато хората осъзнават, че усилията им се забелязват, те са по-мотивирани да продължат да се подобряват.