Съхраняването и обработката на трудови досиета е задължение на всеки един работодател, което обаче често е свързано с голям обем оперативна работа и коства допълнително време на HR специалистите. За щастие всички процеси, свързани с трудовоправните отношения в една фирма, могат да бъдат оптимизирани с помощта на дигитализацията. Повече за възможностите в тази посока поканихме да разкаже Тодор Василев, CEO и Co-founder на eHR*.
Тодор: Предимствата могат да бъдат обобщени в няколко думи - по-ефективни HR процеси. А това се постига с оптимизация, която електронните трудови досиета носят в редица направления:
Каква е ролята на сигурността и защитата на данните при използването на дигитални електронни досиета и как можем да гарантираме съответствие с регулациите за защита на личните данни?
Тодор: Спазването на всички изисквания на българското трудово законодателство е изключително важно, за да се гарантира валидния правен резултат от воденето на дигиталния архив на трудовите досиета, чрез което се осигурява и сигурност за работодателя и за неговите служители. Моят съвет тук е да се следват следните стъпки, които да гарантират законосъобразността и сигурността в процеса на дигитализация:
В България трябва да бъдат спазени нормативните изисквания упоменати в закона, като в това число влизат следните основополагащи нормативни актове:
Друга важна особеност е действията в системата да се удостоверяват с КЕВП. Това гарантира, че данните на постъпване и подписване на документи няма да бъдат променени и гарантира прозрачността и валидността на настъпването на факти с правно значение за трудовите правоотношения.
Действията в системата за електронни трудови досиета трябва да бъдат удостоверени чрез подписване с квалифициран електронен подпис (КЕП), което е изрично задължение на работодателя. По отношение на служителите, подписването може да стане чрез обикновен, универсален или квалифициран подпис, тъй като законът дава възможност за избор по отношение на служителя.
Системата трябва задължително да осигурява механизъм за двуфакторна идентификация (2FA - two-factor authentication) при достъп до нея. Чрез него, самоличността се удостоверява по два отделни канала, така че да се осигури значителна степен на сигурност, че лицето, използвало системата е реално оправомощеното лице.
Системата трябва да отговаря на стандартите за информационна сигурност. За изпълнение на това изискване е полезно същата да създава автоматично защитени копия на определен период (т.н. backup). Трябва да има изградена инфраструктура с контролирани нива на достъп, както и инструменти за анализ на злонамерен трафик. Задължителна е и двуфакторната автентикация, както и наличието на end-to-end криптирана връзка.
Въвеждането на електронните трудови досиета в предприятието на работодателя, както и вида на електронните документи, които ще бъдат създавани, подписвани и съхранявани в тези досиета, следва да бъде изрично регламентирано в писмена форма както на организационно ниво за цялото предприятие в Правилника за вътрешния трудов ред, така и в рамките на отделните трудови правоотношения с всеки служител. Въвеждането на системата за електронни трудови досиета може да стане както заедно с възникването на едно трудово правоотношение, така и след сключването на трудовия договор.
Тодор: Предизвикателствата в това направление могат да варират от етапа, на който се намира компанията ви.
В началните етапи на дигитализация е необходимо техническо време за създаване на електронни копия на документацията, като в най-общия случай това включва сканиране на всички хартиени документи и добавянето им в електронен формат в системата за управление на електронни трудови досиета.Също така е важно да бъде планирано обучение за работа със системата, което може да отнеме време.
Често срещана спънка е необходимостта от конкретна функционалност, която не е налична и затруднява работата със системата.
Ако сте направили добро проучване и сте избрали система за е-трудови досиета, която отговаря на всички нормативни изисквания и нуждите на вашия бизнес, то можете да се справите с предизвикателствата при внедряване, като се уверите, че фирмата, разработила продукта, разполага с екип, който да ви осигури необходимото съдействие.
* eHR е българска компания, която дигитализира трудови досиета и оказва навременно съдействие на своите клиенти както при първоначалното внедряване на системата, така и при последващото обслужване. Екипът е в България, комуникацията е лесна, а работата със системата - интуитивна. В допълнение eHR предлага разработване на функционалности, съобразени с индивидуалните нужди на своите клиенти.
