Защо оnbording-ът е от ключово значение за успеха на бизнеса?

Този месец се потапяме в сърцевината на onboarding процесите, разкривайки тяхното фундаментално значение за стабилността и развитието на всяка организация. Искаме да подчертаем как качественото въвеждане в новата позиция може да трансформира начина, по който служители възприемат и се интегрират в компанията, което от своя страна води до по-висока ангажираност и намалява текучеството. Разглеждаме стратегически подходи и основни практики, които се прилагат успешно в различни индустрии. За да обогатим разговора, поканихме Надежда Цонева, Head of HR Bulgaria & Iberia в Joivy, която сподели с нас своя опит и прочит на темата.

Как ефективният процес по onboarding допринася за задържането и ангажираността на служителите? 

Надежда: Спомнете си вашите първи дни на ново работно място. Нова среда. Нови колеги. Нови правила. Даже кафето е друго. В първите дни всичко е от значение. И може да определи решението един кандидат да остане в тази компания или да си тръгне.

Онбордингът, или въвеждането на новото място, може да е едновременно вълнуващо и стресиращо. Затова нека го разгледаме от две страни – от гледната точка на новия служител, и от гледната точка на работодателя.

Новият служител е притеснен. Той е нов. Не познава правилата на това място. Не познава динамиката на екипа. Нито изискванията на ръководството. Иначе, той е опитен в своята област. Уверен е в знанията и уменията си и няма търпение да покаже на всички какъв експерт е. 

От страна на работодателя пък, това ново попълнение на екипа е търсено и желано, възлагат му големи надежди да допринесе за успеха на отдела, на проекта или компанията като цяло. И вероятно и да поеме от натоварването на останалите.

Ето тук е ключовият момент на срещата – новият служител има очаквания, и работодателят, в лицето на мениджъра, има очаквания. HR професионалистът трябва да стане свързващ елемент в този момент на срещата нa интереси и очаквания. Как ли? Като построи логичен и естествен процес на въведение на новоназначените, поредица от стъпки, които да спомогнат на новия колега бързо да стане автономен в работата си, и да се почувства част от тази среда.

Онбордингът е процес, не еднократно събитие. Това е процес на приобщаване, запознаване и опознаване, подпомагане, насърчаване и учене. Той изисква предварителен план, организация, координация и ангажираност на участниците в него.

Процесът по приобщаване на нови служители започва от момента, в който кандидатът каже ДА на предложението за работа. Добра практика е, още преди да се подпише договор, ние, като работодател, да поздравим кандидата за решението му да стане част от нашия екип. Една цветна електронна визия с насърчителни думи ще внесе доза спокойствие на новия колега. Та той току-що е преминал през дебрите на подбора. Едно дружелюбно съобщение от новия му работодател ще го увери, че е взел правилното решение, че става част от среда, където да се чувства сред свои.

Важно е специалистът по подбор да се свърже с одобрения кандидат преди първия работен ден и в разговор да сподели къде и кога го очакват, кой ще го запознае с екипа и ще му покаже новото работно място. След което да изпрати писмено тази информация по имейл. Не всеки помни имена и адреси в такъв момент.

Изградете сценарий как ще премине първият работен ден. Като всеки план за действие и този съдържа компоненти като: 

• Какво? – какви действия ще се планират и проведат в първите му дни. Те могат да бъдат срещи с ЧР по административни въпроси, провеждане на инструктаж, да премине задължителни обучения за информационна сигурност
• Кой? – участници, конкретни лица, които ще проведат планираните дейности
• Къде? – в офиса или онлайн, ако е присъствено в офиса - къде в офиса, резервирайте зала
• Как? – средство, какви платформи и комуникационни канали ще са необходими
• Кога? – време / час
• Помощни средства – материали, документи, достъпи

Важно е в този първи ден да има 1 служител на компанията, който, метафорично, ще държи за ръка новоназначения – ще го посрещне, ще го запознае с екипа, ще му покаже работното място. Това може да е специалист ЧР или тийм лидерът, в зависимост от големината на екипа и на компанията.

Каква роля играе корпоративната култура в този процес? 

Надежда: Онбордингът като процес има две проявления – професионално и социално.

• Професионално проявление: Прекият ръководител и/или експерт на отдела подготвят план за професионалното въвеждане на служителя – кои вътрешни системи и приложения се използват, организация и правила на работа, общи срещи, срокове. За професионалното въведение в работата широко се използват разписани операционни процедури и ръководства за работа. В първите дни може да се приложи shadowing практиката – аз следвам като сянка моя ментор през целия работен ден, наблюдавам как той работи, кои системи използва, как и с каква цел. На следващия ден си разменяме ролите – аз съм активната страна, а моят ментор ме наблюдава, съветва и коригира. 
• Социално проявление: Като друг задължителен елемент е представянето на членовете на екипа и тяхната роля. Добре е това да стане персонално. Във времена на дистанционна работа, разбира се, една обща онлайн среща е подходяща алтернатива. Освен членовете на екипа, представете също ръководството на компанията – борда и/или изпълнителните директори, заедно с техните сфери на отговорност, и други ключови фигури на високи ръководни позиции. Полезен ход е да предоставите списък с имена, позиция, отдел и данни за контакт. По-ефективно е обаче да представим организационната структура на компанията, първо на макро-ниво, като преминаваме по веригата и стигаме до позицията на нашия служител. Най-удобно е тази информация да се представя визуално, например в системата за ЧР или на няколко анимирани слайда.

Уведомете предварително целия екип, както и ръководителите на отдели за пристигането на нов колега. Така ще избегнете въпросителните погледи и шушукането в коридора с реплики като „Абе, кой е този?“.

Съществен елемент от онбординг процеса е да запознаем новия служител с мисията, визията и ценностите на компанията. Добро впечатление прави, когато предоставим тази информация в красива презентация. Още по-полезно е да разкажем в какво практически се изразяват нашите ценности и как ние като екип и компания ги живеем. Ценностите са лепилото на един екип. Те трябва да са осъзнати и споделени. Разкажете за инициативи, които сте организирали, за постижения и преживявания заедно. Поканете новия колега да се включи в текуща или предстояща инициатива.

Измерител на корпоративна култура е времето за приобщаване на нови членове на екипа. Покажете на новодошлия, че е важен за компанията. Поканете го на обяд с вас, попитайте го как обича кафето си, бъдете на разположение в първите дни. Когато човек се чувства приет и разбран, той бързо започва да дава доверие и разбиране обратно. И да работи с ентусиазъм.

Важна стъпка в периода на адаптация е да запознаем новия служител с вътрешните канали за комуникация, вътрешната чат-система, къде се публикува официална информация от ръководството и къде си бъбрим за забавление и пускаме мемета. 

Какви са предизвикателства, с които се сблъскват фирмите по отношение на своя onboarding процес и как могат да ги преодолеят? 

Надежда: Знаем, че нямаме втори шанс да направим първо впечатление. За да задържаме талантите, които привличаме, и да ни носят те добавената стойност, от която компанията се нуждае, е важно да ги приобщим възможно най-бързо към екипа или проекта. Сигурен начин за провал е да ги оставим сами. Подходът „оправяй се сам“ е билет за напускане. 

Хората са социални животни. Те искат да бъдат част от общност. Те искат да бъдат приети. За да дават най-доброто от себе си, те искат да знаят, че са част от нещо по-голямо. Приобщаването на един нов служител е измерител за зрелостта на компанията. Как да измерим това? Ето как – пуснете анкета след 3 месеца и вижте какви са впечатленията на новите колеги. Четете внимателно. Търсете ключови думи – това преживяване било ли е вълнуващо и зареждащо или, напротив, се е оказало стресиращо и натоварващо за новодошлите. Те вече пълноценни ли са в работата си, спокойни и уверени ли се чувстват, или продължават да задават тривиални въпроси? Използвайте наученото от анкетата да подобрите своя онбординг план. 

И не на последно място, да помним тази закономерност: ангажирани мениджъри – ангажирани екипи. Когато мениджърът е въвлечен в онбординг процеса, половината работа вече е свършена.