Vacation mode on или как да настроим автоматичен отговор

Out of office или ООО е автоматичен имейл отговор, който осведомява вашите колеги, клиенти или други контакти, които биха ви потърсили, че вие не се намирате на работното си място или нямате достъп до своя имейл в момента и ще върнете отговор в по-късен етап. Това съобщение се изпраща автоматично като обратен отговор на всеки имейл, постъпил във вашата виртуална пощенска кутия. Такъв тип автоматични съобщения са част от бизнес етикета, независимо дали работите от офиса, от вкъщи или хибридно.

Лятото е един от периодите в годината с най-много отпуски, а септември месец с множеството национални празници е още една възможност за много професионалисти да „слеят“ дните си в по-дълго време за почивка.

В тази статия споделяме съвети за създаването на перфектното ООО съобщение както и предлагаме примери за такива, които можете да използвате и вие.

• Кога да настроим автоматичен имейл отговор?

Препоръчително е настройването на автоматичен имейл отговор, когато ще бъдете труднодостъпни или напълно недостъпни за период от време по-дълъг от един ден. Причини за вашето отсъствие могат да бъдат, но не са лимитирани до:

• Отпуск
• Болничен и други здравословни причини
• Лични причини
• Командировка
• Обучение
• Тиймбилдинг
• Майчинство

Някои хора предпочитат да настройват автоматичен отговор и за по-кратки периоди от време, в които няма да имат възможност да следят пощата си, например за посещение при лекаря, по-рано приключване на работния ден, участие в събития и др.

Допълнителен съвет: Понякога е добра идея да настроите OOO и на личния си имейл особено в случаите, в които активно търсите работа и очаквате обратна връзка от работодатели или рекрутъри. Така си гарантирате, че ръководителите няма да помислят липсата ви на отговор за загуба на интерес към възможността.

• Какво да включите в OOO съобщението:

Не е нужно автоматичните съобщения да бъдат прекалено дълги или подробни, стига да съдържат необходимата информация.

Едно добро автоматично съобщение съдържа в себе си следната информация:

• Встъпителен поздрав към получателя
• Датите, през които няма да имате нормален достъп до пощата си
• Кога получателят може да очаква вашия отговор
• Препоръчително: Да идентифицирате алтернативен начин, по който да се свържат с вас при спешност или човек за контакт, към когото да се обърнат, докато вие сте недостъпни – ако ще посочвате човек за контакт в своя автоматичен имейл, не забравяйте да го предупредите за това, за да бъде предварително подготвен.
• По желание: причината за вашето отсъствие
• Заключителен поздрав

Това са основните детайли, които ще помогнат на вашите колеги и контакти да получат информация за вашето отсъствие, дават им възможност сами да вземат решение дали да очакват вашия отговор или да продължат без него.

Допълнителен съвет: Актуализирайте своя работен календар като отбележите дните, в които ще отсъствате. По този начин вашите колеги ще знаят кога и как да планират срещите, в които е необходимо и вашето участие.

• Какво да не включвате в OOO съобщението:

Не давайте напразни обещания – Бъдете реалистични относно вашата възможност за отговор по време на отсъствието си. Ако сте в отпуск и не планирате да проверявате своя имейл, не обещавайте друго на своите контакти.

Избягвайте прекомерните детайли – Използването на твърде много детайли във вашето автоматично съобщение ще направи по-трудно разграничаването на основната информация, която е нужна на човека, потърсил ви.

Не забравяйте да запазите професионално отношение – Някои хора обичат да разнообразяват автоматичните си съобщения с лек хумор и забавни детайли. Това, разбира се, е по желание, но не трябва да забравяме, че ООО съобщенията са работни съобщения и изискват определена доза професионализъм. Едно неформално поднесено съобщение може да бъде възприето негативно или да направи лошо първо впечатление на нови контакти, които се опитват да се свържат с вас.

Допълнителен съвет: Повечето имейл софтуери и платформи предлагат създаването на два вида съобщения – един към колеги и хора вътре в организацията и друг към хора извън организацията. Така можете да разграничите двете групи и все пак да използвате въображението си, ако желаете.

• Примери за OOO съобщения:

Споделяме с вас кратък списък с автоматични съобщения, които можете да копирате и адаптирате за вашите нужди и с вашата информация.

Уважаеми господине/госпожо,

Благодаря за Вашия имейл. В момента съм в отпуск от дата до дата и ще имам ограничен достъп до своя имейл. За всякакви спешни въпроси, моля свържете се с колегата име на имейл.

С уважение,

 -----

Здравейте,

Благодаря за съобщението. Няма да имам достъп до пощата си от дата до дата. Ще се постарая да отговоря на вашия имейл възможно най-скоро след като се върна обратно в офиса.

Ако имате нужда от навременно съдействие по време на моето отсъствие, моля свържете се с име на имейл или телефон.

Поздрави,

 -----

Привет,

Благодаря за вашето съобщение! В момента съм на бизнес пътуване извън страната и имам ограничен достъп до своята поща. Извинявам се предварително за забавянето в отговора. При спешна нужда от съдействие можете да ме откриете на служебния ми телефон: номер.

Поздрави,

 -----

Здравейте,

Благодаря за съобщението. В момента съм извън офиса, за да присъствам на конференцията/събитието име. Ще проверявам периодично своя имейл, но ако имате нужда от незабавен отговор, моля, свържете се с име на имейл или телефон.

Ако и вие сте на конференцията/събитието, ще се радвам да се срещнем. Можете да ме откриете на място или да се свържете с мен на телефон: номер.

Поздрави,

 -----

Хей,

Получавам вашия имейл докато съм на почивка със семейството си и няма да имам възможност да отговоря. Ще бъда обратно в офиса на дата и ще се постарая да отговоря на вашето съобщение възможно най-скоро след завръщането ми.

Ако имате нужда от спешно съдействие, което не търпи отлагане, моля свържете се с име на имейл или телефон.

Приятно лято,