Офис без хартия – мит или реалност?

Офисът без хартия е работно място, което има минимални хартиени процеси и вместо това разчита на дигитализирани документи. След като през 2020 г. се наложи огромната част от бизнес процесите да се случват изцяло дистанционно, дигиталната администрация е по-важна от всякога.

В практиката на Manpower ежеседмично се срещат проекти с именно такава насоченост, затова поканихме големите пионери в дигитализация на HR процеси – Ingram Micro. За позитивите и предизвикателствата пред „офис без хартия“ разговаряме с Директор „Човешки ресурси“ Ева Македонска – един от водещите HR специалисти в страната, част от екипа на Ingram Micro от самото отваряне на центъра в България.

Oфис без хартия звучи като сбъдната мечта – каква част от хартиените носители успяхте да замените с дигитални към момента?

Потенциалът на технологиите е огромен и бихме могли да дигитализираме абсолютно всичко в HR процесите на компанията, но към момента бих казала, че сме дигитализирали около 80% от документите на хариен носител.

Това е огромно постижение, за което Ви поздравяваме. И все пак, тази инициатива постави ли Ви пред някакви административни или регулативни спънки?

Всъщност досега не сме имали никакви регулаторни спънки. Почти навсякъде електронният подпис върху документ е достатъчен за валидноста на документите. В случай, че е необходимо, винаги можем да предоставим и подпис на хартия. След като направихме тази огромна стъпка, наистина много работодатели и хора от „Човешки ресурси“, консултанти и адвокати се свързаха с мен, за да се поинтересуват от рисковете, които сме поели. От своя страна ние също работихме с консултанти и се уповаваме на българското и европейско законодателство.

Какво мотивира целенасочената Ви работа в посока елиминиране на документацията на хартия?

Ingram Micro има офиси в повече от 40 държави по света и ние имаме възможност да сравним HR процесите в България с тези в останалия свят и видяхме, че у нас процесът не е автоматизиран и изисква хората физически да дойдат до офиса, за да подпишат или изискат подписан документ. Работата от вкъщи, може да се каже, беше в основата на това бързо и целенасочено да подобрим процеса и да премахнем голяма част от хартията.

Със сигурност работата от разстояние изисква по-голяма гъвкавост и от тази гледна точка. А кои са най-големите позитиви, които отчитате?

Плюсовете са много и мога да говоря на темата дълго, но най-вече мога да изброя следните:

• Наемане на хора от разстояние
• Автоматизиране на документите и процеса по създаването им
• Спестяване на време и елиминираме на грешки от работа „на ръка“
• Съвременен подход към администрацията
• Доволни служители от бързината и прецизността, с която се грижим за тяхната документация
• Популярност, тъй като сме пионери в тази трансформация.

Ingram Micro e водещ дистрибутор на технологични продукти и услуги. Дейността й е свързана с продажба, закупуване и логистика на хардуерни и софтуерни продукти, както и връзка между IT производители и глобалната търговска мрежа. Ingram Micro е сред най-големите американски компании и има над 30 000 служители по света.

В България компанията стъпи през 2012 г. със своя EMEA Глобален Бизнес Център. В момента в центъра в София работят 1100 души, които се занимават с разнообразни аутсорсинг дейности.