Как да се концентрираме по-лесно и да не се разсейваме на работа?

Ежедневието ни безспорно не е лишено от ситуации на разсейване, а в много случаи дори е практически невъзможно да го избегнем. Кои са основните източници на разсейване и нарушаване на концентрацията? Това са технологиите, които са навсякъде около нас и ни свързват с всичко и всички. Това са безкрайните източници на информация и забавление, от които трудно можем да се откъснем, а лесно могат да ни лишат от концентрация и да нарушат работния процес.

Дори когато сме затрупани от работа, ние проверяваме регулярно имейлите си, отговаряме на колегите в професионалния чат, проверяваме социалните си мрежи или просто си мечтаем за бъдещата почивка, гледайки през прозореца. Честото разсейване обаче непременно има ефект върху нас и нашата концентрация, върху работата, която вършим, върху качеството и върху времето, за което бихме могли да я свършим.

Днес споделяме няколко съвета, с които да увеличите продуктивността, избягвайки разсейването.

Променете имейл навиците си

На ден човек получава десетки, понякога стотици имейли. Повечето от нас изпитват нуждата да отворят всеки един от тях веднага щом пристигне. В някои случаи обаче тези имейли не са чак толкова спешни или важни. Ето какви тактики, бихте могли да предприемете, за да промените утвърдените си имейл навици:

• Направете график за преглеждане на имейла си – изберете си време от деня, което да е посветено изцяло на четене и отговаряне на имейли. Можете например да го правите за 30 минути преди и 30 минути след обяд или както най-добре се вписва във вашия график. Допълнителен съвет: Използвайте моментите на ниска продуктивност за това.
• Добавете ги в плана си за действие – ако един имейл изисква повече от няколко минути, за да го прочетете, отговорите и извършите необходимите действия по него, то тогава го добавете в дневния или седмичния си план за действие като отделна задача.
• Изключете нотификациите си, когато е възможно и необходимо – изключете нотификациите на компютъра си или ги препращайте към вашия мобилен телефон, докато вършите нещо, за което е необходима концентрация. Веднага след като сте готови, можете отново да ги включите.

Използвайте чата премерено

Много компании използват различни софтуери с чатове, които целят да правят комуникацията между колеги и екипи по-лесна и бърза. Тези чатове обаче могат и да бъдат причина за разсейване с многобройните си нотификации и кореспонденции.

Опитайте да използвате чата за кратки запитвания и предложения, а не за дълги разговори. Абстрахирайте се от напрежението да отговорите веднага и помислете за промяна на „онлайн“ статуса си, когато това се налага.

Дайте почивка на смартфона/ смарт устройствата си

В днешно време използването на всякакви смарт устройства е размило границата между личната и професионалната комуникация. Често пъти на същото устройство, на което получаваме служебните имейли и обаждания, получаваме и нотификациите за харесани снимки в социалните мрежи и шеговити съобщения от нашите близки.

Оставянето на телефона настрана за няколко часа от деня, изключването на излишните нотификации и приемането само на важните обаждания, със сигурност биха намалили драстично разсейването а също биха помогнали за повишаването на концентрацията, необходима за завършването на дадена задача.

Контролирайте достъпа си до социалните мрежи и интернет

Социалните мрежи ни позволяват да комуникираме с голям брой хора и да откриваме всякаква информация за секунди. За съжаление обаче, могат да бъдат и пагубни за продуктивността ни, отклонявайки вниманието ни от важните задачи.

Смарт устройствата вече позволяват да следим дневната и седмичната си активност в социалните мрежи и да създаваме собствени ограничения за използването ѝ. Проследявайки кога и колко време прекарвате в дадена апликация, вие ще можете по-лесно да си създадете график от отделни кратки интервали през деня, които да са посветени на публикуване на постове или отговаряне на съобщения.

Тези съвети важат с пълен ефект и за прекарването на време в разнообразни сайтове в интернет.

Планирайте деня си от предишната вечер

Използвайте последните няколко минути от работния ден, за да направите план за действие за следващия. По този начин по-лесно ще откриете кои са причинителите за разконцентрирането ви и ще започнете деня подготвени, знаейки точно какво трябва да постигнете.

Допълнителни съвети за съсредоточаване в офиса

Работата в офис среда понякога сама по себе си може да бъде разконцентрираща – страничен шум, посетители, разговори с колеги и други. Някои хора трудно могат да се съсредоточат и да се абстрахират от външните фактори. За тези от вас предлагаме следните идеи:

• Ако имате възможност се отделете в самостоятелна зала в моментите, в които ви е необходима абсолютна концентрация.
• Използвате звукоизолиращи слушалки, за да се „отделите“ от заобикалящата ви среда.
• Подредете работното си място, за да създадете атмосфера, която не е разсейваща. Когато вашите вещи са подредени, ще ви трябва и много по-малко време да откриете нещото, което търсите, което от своя страна ще помогне да не изгубите фокуса.
• В дните, в които имате спешни и важни задачи, които изискват цялото ви внимание, изберете да работите от вкъщи (ако има такава възможност).
• Помолете колегите си да ви оставят насаме със задачата ви за определен период от време, когато смятате, че ви е необходима концентрация.

Дръжте ума и тялото си фокусирани

Изключително важно е да се грижите за себе си и своето съзнание, защото концентрацията изисква енергия. Добрият сън, хидратацията, прочистването на ума, почивката са само част от навиците, които не трябва да забравяте в ежедневието си.

Най-честите причини за разсейването и загубата на концентрация отнемат малко усилия за коригиране и превъзмогване, но могат да подпомогнат продуктивността в дългосрочен план. Откриването на причинителите и предприемането на мерки за отстраняването им със сигурност ще подействат благоприятно и в полза за оптимизирането на ежедневието ви.

Екипът на Manpower България споделя тези идеи, вдъхновен от скоро въведения 4-дневен модел на работна седмица. Подобни оптимизации в работните навици несъмнено са ключ към вършенето на по-добра и по-качествена работа за по-кратки периоди от време.