Как 4-дневната работна седмица спечели HR проект и промени Manpower?

Наградата "Най-добър HR проект за МСП" за 2022г . на Българската Асоциация за Управление на Хора, която нашият проект 4-дневна седмица получи, доведе до много въпроси. Партньори, журналисти, приятели и любопитни непознати ни пишат с различни чудения: „Кои бяха предизвикателствата пред проекта?“, „Как реагираха вътрешните екипи и външните партньори на промяната?“ , „Кое отчитате като най-големите позитиви на новия работен модел вече година след въвеждането му?“ може би са запитванията, които най-често получаваме. Затова поканихме вътрешния двигател, нашия People & Culture екип в лицето на колегите Мария Ангелова и Петя Павлова, които дават рамка, търсят инструменти и активно продължават да адаптират средата ни, за да може концепцията за свободния петък да е нашата реалност.

Следва един неконвенционален прочит на двама мечтатели, очевидци, участници и последователи на стремежа за развитие, ориентирано към хората и с поглед в бъдещето.

Мария: Какво означава 4-дневна работна седмица? Задавали ли сте си този въпрос? Ама честно, пред себе си?

Теоретичният отговор е: 100% заплащане за 80% време на работа при условие, че е постигната 100% от договорената производителност. Всеки план е уникален за всяка организация и нейните правила и политики, така че няма универсално решение за внедряване на 4-дневната работна седмица.

Автентичният отговор е: Когато се замисля как 4-дневната седмица промени подхода ни към работата, си отговарям че промени начина ни на мислене. Ефектът е, че ние в Manpower планираме седмицата си въз основа на това, което ще има най-голямо въздействие върху бизнеса и върху нашите индивидуални цели. Всичко останало е деприоритетизирано.

А как приехте идеята за съкратена работна седмица в самото начало на проекта?

Петя: За мен 4-дневната работна седмица беше утопия в съзнанието ми. Надявах се, че някога в бъдещето бизнесът ще узрее за подобен модел на работа. Като човек, който често работи на високи обороти, подпиран от крайни срокове и задълбочени проекти, изискващи много внимание, имаше моменти, в които „издишах“. Почивката от два дни в събота и неделя често беше като едно мигване. Четейки статии за инструменти, методи за справяне със стреса, отчитах колко важно е благосъстоянието на човек, за да бъде той ефективен и истински производителен в работата си.

Точно в този момент измежду бляновете за по-дълги уикенди изведнъж получихме имейл от Александър Хангимана, нашия управляващ изпълнителен директор на регионално ниво, в който той споделя визията и стремежа си за въвеждане на 4-дневна работна седмица. Шок! Очите ми не вярваха, а мислите ми се лъкатушеха из „това не може да е истина“ и „най-накрая се случва“.  След няколко вътрешни срещи стартирахме нашия мечтан проект – всички бяха изключително мотивирани, но и притеснени как същия обем от работа (дори на моменти по-голям) може да се случи за по-кратък срок.

Какви трайни промени в процесите и културата донесе 4-дневата работна седмица?

Мария: Вместо да бъде реагиращ, екипът ни планира големите неща, които трябва да постигнем, и поставя във времето тези задачи в календара си. Това включва и „резервирам среща със себе си“, така че наистина да завършим седмичната работа в четири дни. Играем по правилата на бизнеса, но с вълнуващо звучащи думи, които описват амбициозната ни култура и всеки от нас участва в изграждането ѝ като автентична, забавна, иновативна и съпреживяваща.

Поели сме ангажимент към нашата организация заедно да преминем през пътуването в тази съществена промяна. Истината е, че при стартирането ѝ беше трудно, но всички знаехме, че тази съкратена седмица лесно ще се впише в ДНК-то на Manpower България.

Петя: Неслучайно, дори и по време на пилотния проект, имаше и работни петъци – трябваше ни рамка, стиковка и промяна на организацията. Работихме сплотено, за да измислим механизъм как да оптимизираме процесите си, въведохме множество автоматизации и подобрихме начина си на комуникация и делегиране на задачи. Всички достигнахме до нива на отговорност, които не подозирахме, защото знаехме, че зависим едни от други, ако искаме 4-дневния модел на работа да е успешен. Отговорихме на нуждите на партньорите си чрез график с дежурства за петъчния ден, което за нашите екипи означава 1 дежурство за всеки на около два месеца.

След 18 месеца в новия работен модел, какви са резултатите за хората и за компанията?

Петя: Поглеждайки назад предизвикателствата не са били малко и все още не са, но ги преминаваме заедно като екип. Четири дневната работна седмица е отборна игра! Затова и наградата на БАУХ за "Най-добър HR проект за малко и средно предприятие" е толкова голямо признание за всички нас, тъй като е още едно доказателство, че вървим в правилната посока. Освен възможността да се справяме със стреса по-адекватно, да бъдем по-активни физически, да си подарим време за любимите си хора и интереси, както и време, в което мисълта ни не препуска стремглаво от задача на задача, а работи с повече фокус и с моменти за презареждане, то осъзнаваме колко важен е всеки човек в Manpower. Без отдадеността, таланта и готовността за помощ, може би, все още щяхме да вървим по инерция в бизнеса, без да иновираме с такива темпове и да бъдем пример, а не да следваме такъв!

Мария: След година и половина резултатите показват повишена удовлетвореност в компанията, ангажираност и работа в екип, но също така намалени нива на стрес. Всички усилия си заслужават, защото водят до по-щастливи и по-отдадени колеги, готови да поемат нови предизвикателства всеки понеделник.

Когато сме работили продуктивно и сме използвали разумно времето си от понеделник до четвъртък, в петък получаваме подарък от време. В Manpower България се учим, че времето е най-значимият подарък, който може да дадем на един екип. Животът не е само работа, но когато работим дълги часове, е трудно да не е така. Ограничаването на времето, в което работим, ни принуждава да обмислим как най-добре да използваме неработното си време.

А в духа на културата ни насочена към постоянно подобряване - сега е време да стартираме реализирането на най-новата ни екипна идея, свързана с работата четири дни в седмицата и това е как тя доведе до повишаване на щастието на хората в компанията, измерено чрез тримесечни проверки на пулса с помощта на инструментите ни за ангажираност.