Електронно трудово досие от А до Я

Съхраняването и обработката на трудови досиета е задължение на всеки един работодател, което обаче често е свързано с голям обем оперативна работа и коства допълнително време на HR специалистите. За щастие всички процеси, свързани с трудовоправните отношения в една фирма, могат да бъдат оптимизирани с помощта на дигитализацията. Повече за възможностите в тази посока поканихме да разкаже Тодор Василев, CEO и Co-founder на eHR*.  

Какви са основните предимства на внедряването на дигитално електронно досие в процеса на управление на човешките ресурси?

Тодор: Предимствата могат да бъдат обобщени в няколко думи - по-ефективни HR процеси. А това се постига с оптимизация, която електронните трудови досиета носят в редица направления:

• Пестят ценно време и средства - Времето за създаване, споделяне и подписване на документи, които са част от трудовото досие на всеки служител може да бъде намалено до 10 пъти, ако се използва специализирана система за управление на електронни трудови досиета. Например, когато трябва да се наеме нов служител от разстояние, неговите документи могат да бъдат подготвени и изпратени за подпис по електронен път в рамките на няколко часа. Ако обаче не се използва система, същият процес отнема 2 до 3 работни дни, тъй като трябва да се използват услугите на куриер и също така е свързан с допълнителни разходи за бизнеса.
• Улесняват достъпа до документация - Ако HR специалист трябва на намери конкретен документ от досието на служител, това обикновено е свързано с търсене в архивите, прелистване на папки и внимателно преглеждане на тяхното съдържание. Когато досиетата на служителите са дигитални обаче, търсенето става само с няколко клика в системата. Достъпът до документи е много по-лесен и бърз, а сигурността на тяхното съхранение по-висока. В допълнение самите служители също имат достъп до личните си досиета и проследяването на действия и промени по тях е много по-удобно.
• Щадят природата и пестят хартия - Всеки HR отдел борави със стотици документи на месец. Ако дори и малка част от тези документи бъдат дигитализирани, това би спестило изключително много ресурси за създаването на хартия, като в това число влизат вредни производствени и транспортни емисии, вода, дървесина, мастило, опаковъчни материали и други.

Каква е ролята на сигурността и защитата на данните при използването на дигитални електронни досиета и как можем да гарантираме съответствие с регулациите за защита на личните данни?

Тодор: Спазването на всички изисквания на българското трудово законодателство е изключително важно, за да се гарантира валидния правен резултат от воденето на дигиталния архив на трудовите досиета, чрез което се осигурява и сигурност за работодателя и за неговите служители. Моят съвет тук е да се следват следните стъпки, които да гарантират законосъобразността и сигурността в процеса на дигитализация:

1. Избор на електронна система, която отговаря на изискванията

В България трябва да бъдат спазени нормативните изисквания упоменати в закона, като в това число влизат следните основополагащи нормативни актове:

• Регламент (ЕС) 910/2014 на Европейския парламент и на Съвета от 23 юли 2014 г. относно електронната идентификация и удостоверителните услуги при електронни трансакции на вътрешния пазар и за отмяна на Директива 1999/93/ЕО;
• Закона за електронния документ и електронните удостоверителни услуги;
• Кодекса на труда;
• Наредбата за вида и изискванията за създаването и съхраняването на електронни документи в трудово досие на работника или служителя.

2. Наличие на Квалифициран електронен времеви печат (КЕВП)  

Друга важна особеност е действията в системата да се удостоверяват с КЕВП. Това гарантира, че данните на постъпване и подписване на документи няма да бъдат променени и гарантира прозрачността и валидността на настъпването на факти с правно значение за трудовите правоотношения.

3. Подписване на документи от страна на работодател с КЕП

Действията в системата за електронни трудови досиета трябва да бъдат удостоверени чрез подписване с квалифициран електронен подпис (КЕП), което е изрично задължение на работодателя. По отношение на служителите, подписването може да стане чрез обикновен, универсален или квалифициран подпис, тъй като законът дава възможност за избор по отношение на служителя.

4. Наличие на механизъм за двуфакторна идентификация 2FA

Системата трябва задължително да осигурява механизъм за двуфакторна идентификация (2FA - two-factor authentication) при достъп до нея. Чрез него, самоличността се удостоверява по два отделни канала, така че да се осигури значителна степен на сигурност, че лицето, използвало системата е реално оправомощеното лице.

5. Поддържане на високи нива на сигурност

Системата трябва да отговаря на стандартите за информационна сигурност. За изпълнение на това изискване е полезно същата да създава автоматично защитени копия на определен период (т.н. backup). Трябва да има изградена инфраструктура с контролирани нива на достъп, както и инструменти за анализ на злонамерен трафик. Задължителна е и двуфакторната автентикация, както и наличието на end-to-end криптирана връзка.

6. Правно регламентиране на използването на системата в предприятието на работодателя

Въвеждането на електронните трудови досиета в предприятието на  работодателя, както и вида на електронните документи, които ще бъдат създавани, подписвани и съхранявани в тези досиета, следва да бъде изрично регламентирано в писмена форма както на организационно ниво за цялото предприятие в Правилника за вътрешния трудов ред, така и в рамките на отделните трудови правоотношения с всеки служител. Въвеждането на системата за електронни трудови досиета може да стане както заедно с възникването на едно трудово правоотношение, така и след сключването на трудовия договор.

Какви са потенциалните предизвикателства при внедряването на дигитални електронни досиета в областта на човешките ресурси и как можем да ги преодолеем за по-добро управление на този процес?

Тодор: Предизвикателствата в това направление могат да варират от етапа, на който се намира компанията ви. 

В началните етапи на дигитализация е необходимо техническо време за създаване на електронни копия на документацията, като в най-общия случай това включва сканиране на всички хартиени документи и добавянето им в електронен формат в системата за управление на електронни трудови досиета.Също така е важно да бъде планирано обучение за работа със системата, което може да отнеме време.

Често срещана спънка е необходимостта от конкретна функционалност, която не е налична и затруднява работата със системата.

Ако сте направили добро проучване и сте избрали система за е-трудови досиета, която отговаря на всички нормативни изисквания и нуждите на вашия бизнес, то можете да се справите с предизвикателствата при внедряване, като се уверите, че фирмата, разработила продукта, разполага с екип, който да ви осигури необходимото съдействие.

 * eHR е българска компания, която дигитализира трудови досиета и оказва навременно съдействие на своите клиенти както при първоначалното внедряване на системата, така и при последващото обслужване. Екипът е в България, комуникацията е лесна, а работата със системата - интуитивна. В допълнение eHR предлага разработване на функционалности, съобразени с индивидуалните нужди на своите клиенти.