Дигитални Payroll процеси – мисията (не)възможна

Дигитализацията в пейрол услугите се отнася до процеса на преход от традиционни методи за обработка на заплати и управление на човешки ресурси към използването на цифровите технологии и софтуерни решения за оптимизация на тези функции. Популярни теми в тази област в последните месеци са електронното трудово досие, както и прехода към електронна трудова книжка. Затова дали е възможна мисия „дигитализация“ в реалността на българския пазар на труда, поканихме да коментира Мирослава Мишева, Deputy Team Leader – Payroll от екипа ни.

1. Една от ключовите думи на нашето време е дигитализация. В какви посоки може да се работи за дигитализация в Payroll процесите?

Мира: Първо следва да отбележим, че подобна трансформация включва няколко различни аспекта, като основните са:

• Електронна обработка на заплати - Заплатите биват изчислявани и разпределяни чрез специализирани софтуери, които автоматизират процеса и намаляват риска от човешки грешки.
• Електронно управление на данни за служителите – чрез цифровите системи се съхраняват и управляват данните за всеки служител, включително лични данни, обучение, опит и производителност. Това може да улесни анализа и взимането на решения.
• Автоматизиране на процесите – процесите, свързани с привличане, назначаване на хора, оценка на производителността и др., се автоматизират чрез софтуерни приложения, което увеличава ефективността и ускорява времето за анализ.
• Сигурност на данните - С оглед чувствителността на информацията в пейрол процесите, дигитализацията трябва да включва и засилена сигурност, за да се предпазят данните на хората и компанията.

При предприемане на стъпки към дигитализиране на някои от тези или всички процеси, важна предпоставка е създаването и поддържането на електронни трудови досиета на всички служители. Именно те са в основата на дигитализацията на цялостните payroll процеси и позволяват сключване на трудови договори, сключване на допълнителни споразумения към съществуващи трудови договори, заповеди за прекратяване, както и заявления и заповеди за отпуск по дигитален път.

2. Има ли административни или регулативни спънки за това?

Мира: Спънките до момента бяха обвързани с нормативните разпоредби, които изискваха част от документите да бъдат само и единствено на хартиен носител, като например трудовите книжки. На 26.09.2023 г. се гласуваха промени, свързани с електронната трудова книжка и електронното трудово досие, които надграждат съществуващия закон за електронния документ и електронните удостоверителни услуги.

От 01.01.24 г. се предприема и дигитализация на ваучерите за храна. В следващата календарна година те ще бъдат на електронен носител – пластика или виртуална карта, като хартиените ваучери ще спрат да се използват от 30.06.2024 г.

Това са само част от положителните промени, които поетапно премахват административни и регулативните спънки в дигитализацията на процеси и ни доближават до желаното ниво на дигитализация.

3. Какви са плюсовете на използването на електронните трудови досиета?

Мира: Електронната трудова книжка не е нов въпрос. Още през 2016 г. е предвидено част от документите в трудовото досие да се съхраняват в електронен формат. Наредбата за вида и изискванията за създаването и съхраняването на електронните документи в трудовото досие на работника или служителя, приета през 2018 г., създаваше правна възможност част от трудовото досие да се дигитализира.

Резултатите или плюсовете от дигитализацията в администрирането на трудовите досиета, както и на HR процесите са:

• Намаляване от бумащината и освобождаване на офис пространство, заето от същата тази бумащина
• По-малко използвана хартия и по-малко използване на куриерски услуги, като и двете намаляват въглеродния отпечатък на администрацията ни
• Спестяване на ценно време на служителите и специалистите, свързано с физическото присъствие и на двете страни за подписване на документи на хартиен носител

4. Защо толкова усилено се говори за формат на електронна трудова книжка?

Трудовата книжка става електронна от 01.06.2025 г. Тя ще бъде част от електронен регистър, поддържан от НАП, като има за цел да улесни и ускори процесите, свързани с трудовата дейност и да подобри достъпа до информация за трудовия стаж, заетите длъжности, професионалната квалификация и др. Тя е обект на усилен интерес и дискусии поради няколко важни фактора и предимства, които тя носи със себе си:

1. Дигитализация на информацията:

• По-голяма ефективност и удобство: улеснява обмена на информация между служителите и работодателите и осигурява по-голяма прозрачност и точност.
• Оптимизация на бюрокрацията: намалява бюрокрацията и административните разходи, свързани с издаването, съхранението и обработката на физическите документи.
• Данни за анализ и планиране: позволява събиране и анализ на данни за трудовия стаж на заетите лица. Този вид информация би била полезна за социални и икономически анализи и планиране.
• Сигурност и защита на данните: предоставя по-добри възможности за сигурност и защита на данните, особено ако се използват съвременни методи за криптиране и автентикация.
• Социални и данъчни цели: подпомага по-ефективното събиране на данъци и за социална защита на наетите.

2. Предимства от въвеждането и използването на електронна трудова книжка:

• По-трудно се губи или унищожава, независимо по вина на служителя или на работодателя, в сравнение с хартиените документи
• Очаква се да се повиши контролът на трудовото законодателство от страна на контролните органи, които също ще имат достъп до електронната трудова книжка
• Намаляване на административната тежест за работодателите
• Очаква се структуриране и обединяване на информацията в национален обхват и подобряване на тази информация за статистически цели

С електронния формат се решава и още един практически проблем, свързан със задържането на трудовата книжка от работодателя при прекратяване на трудовото правоотношение. Кодекса на труда предвижда тя да бъде оформена и върната незабавно на работника или служителя. Тълкувателно решение на ВКС №1 от 2019 г. тълкува думата „незабавно“, като деня, в който работника или служителя представи трудовата книжка на работодателя – в същия ден тя трябва да бъде оформена, заверена и върната на служителя.

Всичко това звучи наистина обнадеждаващо и ние от своя страна гледаме с надежда към 01.06.2024 г., когато трябва да се приеме Наредбата по чл. 62, ал.5 от КТ и тези теоретични ползи да се превърнат в практика в ежедневието ни.